Serienummers en bonnen: wat je nodig hebt als er iets gestolen wordt

Het moment waarop je merkt dat je bus of schuur is leeggehaald, is precies het verkeerde moment om erachter te komen wat je allemaal niet weet. Welk typenummer had die boorhamer? Waar is de bon van de zaag van vorig jaar? Wat was het serienummer van ook maar een van je machines? Zonder die gegevens wordt aangifte doen een beschrijving in de trant van een blauwe boormachine, en daar kan politie noch verzekeraar iets mee. Het bewijs dat je op die dag nodig hebt, kun je alleen vandaag verzamelen, en het kost minder tijd dan je denkt.

Wat je precies vastlegt

Per machine wil je vier dingen hebben: merk en typenummer, het serienummer, een bewijs van aankoop en een foto. Het typenummer zegt welk model het is, het serienummer maakt jouw exemplaar uniek. Dat onderscheid is belangrijk: van een populair model bestaan er tienduizenden, maar het serienummer hoort maar bij een machine, en dat is wat een gevonden machine aan jouw aangifte koppelt. De aankoopbon bewijst richting je verzekeraar dat je de machine bezat en wat hij kostte. Digitale facturen uit je mail tellen gewoon mee, dus zoek oude aankopen even terug op de naam van de webwinkel.

Waar het serienummer zit

Op accumachines staat het serienummer vrijwel altijd op het typeplaatje, een zilverkleurige of witte sticker op de behuizing. Veelvoorkomende plekken zijn de onderkant van het handvat bij de accuvoet, de zijkant van het motorhuis of de binnenkant van de accuschacht. Het plaatje vermeldt meestal eerst het typenummer groot en daaronder of daarnaast het serienummer, vaak achter een aanduiding als serial no. Staat er ook een productiedatum op, neem die dan mee, die is nuttig bij garantie. Vergeet je accu's niet: die hebben een eigen typeplaatje en zijn per stuk waardevol genoeg om apart in je lijst te staan.

Een leesbare foto is meer waard dan een lijst

Een getypte lijst met nummers kan iedereen achteraf maken, en een verzekeraar weet dat. Een foto waarop de machine herkenbaar in beeld is en het typeplaatje leesbaar is, bewijst veel meer: dat de machine bestond, dat hij van jou was en in welke staat hij verkeerde. Maak per machine twee foto's, een van het geheel en een close-up van het plaatje, en controleer meteen of het serienummer op de foto echt te lezen is. Gebruikssporen zijn daarbij geen probleem maar een voordeel, want die kras op de behuizing maakt jouw exemplaar herkenbaar tussen honderd dezelfde. Hangt je gereedschap op een vaste plek aan de wand, dan fotografeer je de hele verzameling in een kwartier rij voor rij af, en zie je meteen of je iets bent vergeten omdat elke houder gevuld hoort te zijn.

Bewaar het buiten je bus en je schuur

De klassieke fout is de administratie bewaren op de plek die gestolen of verbrand kan worden: het boekje in de bus, de bonnenmap in de werkplaats, de foto's alleen op een telefoon die in dezelfde jas zit. Zet alles op een plek die een inbraak overleeft. Een map in je e-mail of clouddienst is genoeg: de foto's, de digitale bonnen en een simpele lijst met per machine het merk, type, serienummer en de aanschafdatum. Deel de map met je partner of compagnon, zodat er iemand bij kan als jouw telefoon mee verdwenen is. Werk de map bij op twee momenten: als er iets nieuws binnenkomt en als je iets verkoopt.

Maak het jezelf makkelijk en doe het vandaag in een keer goed: loop met je telefoon langs al je machines en accu's, fotografeer elk typeplaatje en mail de serie in een keer naar jezelf met een herkenbaar onderwerp. Vanaf dat moment is een diefstal nog steeds een rotdag, maar geen bewijsprobleem meer.