Serienummers van je machines vastleggen: hoe en waarom
Ergens ligt een stapel bonnen in een la en op je telefoon staan foto's van klussen waar toevallig een machine op staat. Zolang alles er nog is, is dat genoeg. Op de dag dat de bus leeg is vragen de politie en je verzekeraar allebei hetzelfde: merk, type, serienummer, aanschafdatum en bedrag. Wie dat niet heeft, komt met een schatting en krijgt een schatting terug.
Waarom dat nummer meer doet dan je denkt
Een serienummer maakt van jouw machine een uniek voorwerp in plaats van de zoveelste blauwe of gele boormachine. Duikt hij ergens op, dan is dat nummer het enige dat de link met jou legt. Het is ook waarmee je verzekeraar vaststelt dat het om dat model ging en niet om een goedkopere uitvoering. En het scheelt je zoekwerk bij garantie of reparatie, want de fabrikant vraagt er standaard om.
Waar de nummers zitten op accugereedschap
- Op de machine: meestal op een sticker of ingeperst plaatje op de behuizing, vaak aan de onderkant bij de accuvoet of op de zijkant van het motorhuis. Naast het serienummer staat daar het typenummer, en dat is niet hetzelfde.
- Op de accu: op de onderkant of de zijkant, met een eigen nummer per pack. Accu's zijn los gewild, dus leg ze apart vast.
- Op de lader: ook die heeft een eigen nummer, en laders gaan bij een inbraak gewoon mee.
- Op de verpakking en de factuur: bij veel merken staat het serienummer als sticker op de doos en op de bon. Fotografeer die doos dus voordat hij bij het oud papier gaat.
Is het plaatje op een oudere machine weggesleten, noteer dan wat je nog wel kunt lezen en maak er een foto van. Een half nummer plus een duidelijke foto is nog altijd beter dan een lege regel.
Wat je per machine vastlegt
Houd het simpel, anders houd je het niet vol. Zes kolommen zijn genoeg: merk, type, serienummer, aanschafdatum, bedrag en de plek waar de machine hoort (bus, werkplaats of bij een medewerker). Maak van elke machine twee foto's: één van het geheel en één van het typeplaatje van dichtbij, zo dat het nummer echt leesbaar is. Zet die foto's in dezelfde map als de lijst en geef ze de naam van merk en type, dan hoef je later niet te bladeren.
Een eigen merkteken erbij helpt. Zet met een graveerpen of watervaste stift je bedrijfsnaam of postcode op een zichtbare plek, en nog een keer ergens waar niemand het meteen ziet. Noteer in je lijst waar dat verdekte merkteken zit, want dat is later precies het detail waarmee je aantoont dat een machine van jou is.
Waar je de lijst bewaart
Niet in de bus, want dan gaat hij mee met de rest. Een eenvoudige spreadsheet met de fotomap ernaast is genoeg, mits hij niet alleen op je telefoon staat. Zorg voor een tweede plek die los staat van je telefoon en je bus, bijvoorbeeld bij je boekhouding, waar de facturen toch al liggen. Deel hem ook met degene die je zou bellen als jij zelf een week uit de running bent.
Bijhouden zonder dat het werk wordt
Een lijst verloopt als je hem alleen tijdens een grote schoonmaak bijwerkt. Koppel het daarom aan iets dat je toch al doet: nieuwe machine uitgepakt, meteen de doos fotograferen en de regel toevoegen op het moment dat je de bon in je administratie zet. Verkoop of geef je iets weg, haal de regel er dan uit en noteer datum en koper, zodat een nummer dat later opduikt niet meer op jouw naam staat.
Begin vanavond met de tien duurste machines en de accu's die erbij horen. Dat is een overzichtelijk klusje en het dekt het grootste deel van de waarde in je bus. De rest vul je aan bij de eerstvolgende keer dat je de bus toch leeghaalt: machine voor machine, terwijl je alles terugzet in zijn eigen houder. Je bent dan meteen langs elk stuk gereedschap geweest dat je bezit, en dat is de enige manier waarop zo'n lijst compleet wordt.