Bus inrichten voor je medewerker: vaste plekken die opvallen als ze leeg zijn

Om tien voor negen gaat je telefoon. Je medewerker staat op de klus en vraagt waar de haakse slijper ligt. Je legt het uit, hij vindt hem niet, en aan het eind van de week ligt er een tweede exemplaar in de bus omdat er onderweg een is gekocht. Een bus die jij hebt ingericht is voor jou logisch, want jij weet waarom alles ligt waar het ligt. Voor degene die erin rijdt is het een verzameling plekken zonder uitleg.

Een indeling die zichzelf uitlegt

De regel is simpel: één plek per ding, en die plek moet zichtbaar zijn vanaf de open deur. Wat in een dichte bak ligt bestaat niet, wat achter iets anders staat bestaat ook niet. Dat is meteen de reden dat hangend opbergen bij een gedeelde bus zwaarder weegt dan bij je eigen bus. Je hoeft niet te weten waar iets ligt als je het gewoon ziet hangen.

Groepeer verder op klus en niet op merk of machinesoort. Alles voor kozijnwerk bij elkaar, alles voor elektra bij elkaar. Iemand die er net rijdt denkt in de klus die hij die dag moet doen, niet in de categorieën waarin jij je gereedschap sorteert.

Een lege plek moet opvallen

Dit is het punt waarop de meeste indelingen stuklopen. Zit gereedschap in een krat, dan merk je pas dat er iets weg is op het moment dat je het nodig hebt, meestal op de klus en niet op de oprit. Zit alles in een houder, dan is een lege houder een gat in een rij, en dat gat zie je vanaf twee meter afstand.

Voor accu's geldt hetzelfde. Een rij accuhouders naast elkaar laat in één oogopslag zien of er vier of zes accu's mee zijn, en of er nog eentje bij de lader in de werkplaats staat. Dat is de controle die je wilt: geen lijstje afvinken, maar kijken.

Een paar dingen versterken dat effect:

• Hang de vaste bezetting op één rij, niet verspreid over de hele wand.
• Laat geen loze houders hangen voor machines die niet in die bus horen, want dan raakt een leeg gat gewoon.
• Houd één plek apart voor wat kapot of leeg is, zodat een defecte machine niet ongemerkt terugkomt in de rij.

Afspraken die het wel volhouden

Regels die niemand in de laatste vijf minuten van de dag kan uitvoeren, worden niet uitgevoerd. Houd het daarom bij drie punten. Alles gaat aan het eind van de dag terug in zijn eigen houder. Wat leeg, op of kapot is meld je diezelfde dag, niet pas als het weer nodig is. En wie iets meeneemt naar een andere bus of een andere ploeg zegt dat.

Spreek daarnaast af wie aanvult. Verbruiksartikelen zoals schroeven, bits, zaagbladen en kit raken bij een ander sneller op dan bij jou, simpelweg omdat het niet zijn geld is dat eruit gaat. Eén persoon die daarvoor verantwoordelijk is werkt beter dan de afspraak dat iedereen het doorgeeft. Zet die persoon dan ook in staat om te bestellen zonder eerst toestemming te vragen, anders belandt het alsnog bij jou.

Overdracht en controle

Maak op de dag dat de bus in gebruik gaat een paar foto's van de wand zoals hij hoort te zijn en print ze op A4. Plak er één in de bus, bijvoorbeeld op de binnenkant van de zijdeur. Dat is geen wantrouwen, dat is de handleiding: iemand die invalt ziet in drie seconden waar iets hoort. Bij het teruggeven van de bus, na een vakantie of bij het wisselen van bemanning, leg je diezelfde foto ernaast en loop je hem samen langs. Dat gesprek gaat dan over wat er ontbreekt, niet over wie er schuld heeft.

Laat degene die er dagelijks in rijdt daarna zelf de laatste indeling bepalen van de spullen die hij het vaakst pakt. Jij bepaalt het systeem en de plekken die vast liggen, hij bepaalt of de schroefmachine links of rechts van de deur hangt. Een indeling waar iemand zelf aan heeft meegewerkt houdt hij langer vol dan een indeling die hij heeft gekregen, en dat volhouden is precies waar het bij een bus van iemand anders op vast zit.