Een inventarislijst van je gereedschap: wat zet je erop

Pas als er iets weg is, merk je hoe weinig je eigenlijk weet over wat je had. De politie vraagt om merk, type en serienummer, de verzekeraar om aankoopbewijzen en waarde, en jij staat daar met "een blauwe slijptol en volgens mij vier accu's". Een inventarislijst maak je voor precies dat moment, en het goede nieuws is dat een bruikbare versie minder werk is dan het klinkt.

Welke kolommen echt nut hebben

Meer kolommen betekent niet een betere lijst, want elke kolom moet je ook invullen en bijhouden. Deze verdienen hun plek: merk, type of modelnummer, serienummer, aankoopdatum, aankoopprijs, en de vaste plek waar het hoort te liggen, bijvoorbeeld bus of werkplaats. Heb je de bon of factuur nog, zet er dan bij waar die te vinden is.

Wat je weglaat is net zo belangrijk. Kolommen als staat van onderhoud of laatste gebruiksdatum klinken grondig, maar verouderen binnen weken en maken van je lijst een klusje dat je gaat uitstellen. Alles wat verandert door gebruik hoort er niet in, alles wat vastligt bij aankoop wel.

Foto's zeggen meer dan de lijst

Een lijst bewijst wat je opgeschreven hebt, een foto bewijst wat je had. Maak twee soorten. Eerst overzichtsfoto's: elke wand, elke lade en de laadruimte van de bus in één beeld. Hangt je gereedschap aan een wand met vaste plekken, dan legt één foto meteen je halve inventaris vast, wat een aardige bijvangst is van een indeling met gereedschaphouders. Daarna detailfoto's van de typeplaatjes van je duurste machines, want daar staan model en serienummer op en die foto vervangt overtypen.

Herhaal de overzichtsfoto's af en toe, want ze verouderen mee met je bezit. De detailfoto's hoef je maar één keer te maken per machine.

Voor jezelf of voor de verzekeraar

Een lijst voor jezelf draait om terugvinden en beslissen: wat heb ik, waar ligt het, wat is aan vervanging toe. Een lijst voor de verzekeraar draait om aantonen: dat je iets bezat, wat het waard was en waaraan het te herkennen is. Je hoeft geen twee lijsten te maken, maar het verzekeringsdeel stelt de strengste eisen, en dat zijn precies de kolommen serienummer, aankoopdatum, prijs en bewijs. Wie die vier op orde heeft, heeft automatisch ook een prima eigen lijst.

Denk ook aan waar de lijst staat. Een inventaris die alleen op een laptop in dezelfde werkplaats staat, verdwijnt samen met de rest. Zet hem in een cloudopslag of mail hem naar jezelf, samen met de foto's, dan overleeft hij brand en inbraak.

Actueel houden zonder tweede baan

Een lijst sterft door achterstand, dus koppel het bijwerken aan momenten die er al zijn. Koop je iets, dan zet je het erop terwijl de bon nog op tafel ligt. Verkoop je iets of gaat het definitief kapot, dan gaat de regel eruit of krijgt hij een streep. Dat is per keer nog geen minuut. Daarnaast loop je één keer per jaar de lijst langs je werkelijke spullen, bijvoorbeeld elk jaar in dezelfde maand, en dat rondje is meteen het moment waarop je merkt wat er stilletjes verdwenen is.

Begin niet met de ambitie om alles in één avond vast te leggen. Begin met de foto's, want die kosten tien minuten en leveren het meeste bewijs per minuut op. Doe daarna de vijf of tien duurste machines met hun serienummers, want daar zit het geld. De rest vul je aan wanneer het uitkomt, en elke regel die erbij komt maakt de lijst waardevoller dan hij gisteren was.